Por: Florencia Borrilli
Quienes trabajamos de manera freelance, sabemos bien que en un mismo día tenemos que resolver una gran cantidad de temas diferentes. Gestionar ese tiempo tiene que ver con definir cuáles son las prioridades, es decir, las tareas que nos demandan que les prestemos mayor atención. ¡Ojo! No se trata de dejar de lado por completo el resto de los temas, pero sí de empezar por lo urgente.
Te dejamos algo sobre lo cual reflexionar: para ser productivo/a, no tenés que trabajar más, sino mejor.
Como decíamos más arriba, para organizarte bien, sea diaria o semanalmente, primero empezá por diferenciar en una hoja, en tu PC o simplemente en tu mente, ¿qué temas necesitan ser resueltos ya y cuáles no tanto?
Lo urgente estará primero en tu lista de actividades. Lo que es importante, pero no necesita ser resuelto ya mismo, programalo para que no se te vaya de la mente. Y si no es ni importante, ni urgente, entonces animate a dejarlo para otro momento. No pasa nada, solo sacalo de tu cabeza hasta que sea necesario volver a él.
Te compartimos 4 puntos que estamos seguras de que van a ayudarte a gestionar tu tiempo de trabajo:
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Abordá lo urgente ya mismo
Seguro cada mañana tendrás varios pendientes, pero nuestro consejo es: empezar por lo urgente, ¿por qué? Primero, porque no puede esperar y segundo, porque siempre las tareas importantes son la que influyen en tus estrategias a largo plazo, así que dales el lugar que se merecen en tu agenda.
Si tenés varios pendientes urgentes, asignale un horario a cada tarea, calculando cuánto vas a demorar en resolver cada tema. Y, si en el medio, surgen imprevistos que también demandan tiempo, volvé a priorizar teniendo en cuenta los tiempos de entrega. ¡Un consejo! Preguntales siempre a tus clientes con qué tiempos contás para trabajar (sí, nos referimos al famoso dead line).
También te sugerimos que dejes, en lo posible, un espacio cada día para los imprevistos que suelen ocurrir, sobre todo si trabajás en varios proyectos a la vez.
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Dejá para después lo que no es urgente (¡pero programalo!)
Hay algo fundamental en el trabajo de los emprendedores, y es NO OLVIDARSE de todo lo que hay que hacer en el día o en la semana, por eso te recomendamos tener una agenda escrita o electrónica para anotar las fechas de cada proyecto. ¡Prohibido olvidar!
Ya con el solo hecho de tener todo anotado y planificado, vas a liberar la mente de posibles olvidos. Y tomarte la costumbre de hacerlo, te va a llevar apenas unos minutos por semana. Ahora sí, tampoco te pases los días planificando y dejando temas pendientes. En De Contenido nos sentimos muy identificadas con esta frase: “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Es decir, si contás con tiempo porque venís bien con la organización, y encima la inspiración está de tu lado, ¡aprovechala!
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Delegá, permití que te ayuden
Muchas veces como emprendedores sentimos que nadie lo va a hacer mejor que nosotros. Pero todos sabemos que no es así. Tal vez nos encontremos con resultados distintos, pero somos igual de capaces para afrontar las tareas diarias. Y creenos que si podés delegar, te sacarás un gran peso de tu espalda y podrás organizarte mejor. Hay otro dicho que nos parece bastante acertado: “Quien mucho abarca, poco aprieta” (¡pensalo!).
Otro tema fundamental en la gestión del tiempo es el siguiente: tus prioridades las conocés solo vos y nadie más que vos. Para las personas con quienes trabajás, los proyectos que con encares con ellas siempre serán los más importantes. El consejo aquí es “no cedas esa organización a los demás, vos sabés bien en el conjunto de todo lo que tenés que hacer, qué irá primero, segundo y tercero en tu agenda”.
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No te enfoques en lo irrelevante o poco urgente
Una tarea puede ser poco importante, y sin embargo una vez que te decidís a realizarla, demandarte una gran cantidad de tiempo. Tratá de revertir esta situación. No se puede hacer todo al mismo tiempo. Realmente es agotador y no te va a llevar a buen puerto.
Para finalizar, queremos contarte que últimamente estamos recibiendo muchos relatos de clientes y colegas, quienes nos cuentan todas las distracciones que tienen a diario y cómo eso los desvía de su planificación.
Los grupos de WhatsApp, las redes sociales, los memes, las llamadas, todas estas cuestiones nos quitan un montón de tiempo porque nos sacan del foco que tenemos que tener en nuestros proyectos para ser productivos.
A veces un ejercicio que resulta es apagar un rato el celular, ponerlo en modo avión o simplemente silenciarlo y poner toda la atención en el proyecto que tenés que entregar. Te aseguramos que el resultado va a ser mucho mejor de lo que imaginás.