A lo mejor sea un mito, o quizás haya algo de verdad.
En ocasiones los textos no “invitan a la lectura”, y esto suele relacionarse con varios factores: la lejanía con respecto a los intereses del destinatario, el momento o lugar inadecuado en el que se decidió emitir el mensaje, o la inapropiada herramienta elegida para dar a conocer esa noticia. Estas, entre muchas otras, son variables que pueden escapársenos de las manos y debemos aprender a controlar. Por eso estas recomendaciones pueden ayudarte a comenzar a recibir un mejor feedback cuando decidas comunicar:
- Segmentar es el primer paso. Definí claramente el objetivo de tu mensaje y, en base a eso, elegí a los destinatarios que realmente valoren o necesiten esa información.
- Cultivar el sentido de la oportunidad. Cuando haya mucho para contar, elegí siempre el mejor momento para dar a conocer una noticia. La comunicación no debe interponerse a otras actividades ni interferir en el normal flujo de los acontecimientos del día.
- Bucear dentro de cada texto. Buscá el título o el subject más creativo y relevante posible. También con las palabras, la primera impresión es lo que cuenta.
- Controlar las extensiones. Menos es más. Si lo que escribiste en 3 líneas puede decirse en 2 ¡no dudes en acotarlo! La capacidad de síntesis es un hábito que se puede entrenar.
- Revisar con atención y criterio la convivencia entre texto e imagen. El mensaje es uno solo y tanto el contenido escrito como la estética, deben integrarse con armonía. Revisá que el estilo y el tono siempre sean acordes, desde las palabras hasta los tonos y diseños elegidos.
- Intentar un cambio. Seguramente en cada ámbito existen “fórmulas” que se repiten para decir las cosas, o canales que siempre son elegidos para dar a conocer una noticia. Animarse a algo distinto es un buen ejercicio que nos acerca a nuevos resultados.
Aprendamos a manejar las 3 variables infalibles de la comunicación: contenidos adecuados, emitidos en el momento oportuno y por el canal más apropiado en cada caso, harán que tu comunicación sea exitosa.
Caso de éxito:
Hace poco un cliente nos comentó su preocupación acerca del bajo índice de lectura que tenían sus comunicados. En esa empresa, cada lunes TODOS los empleados recibían por mail una serie de correos con: novedades de algunas áreas, detalles de nuevos productos, datos acerca de precios y nuevos proveedores, entre otros varios materiales que los directivos consideraban de importancia para las tareas cotidianas. En este caso, se aplicaron dos decisiones que solucionaron rápidamente el panorama:
- Se asignó un nuevo día para el envío de informaciones por mail: los lunes son demasiado intensos y nuestra casilla de correo suele tener bastantes mails acumulados. A esto se le suma la “pereza” clásica del comienzo de semana, que dificulta la predisposición para prestar atención debida a las comunicaciones internas.
- Se acotó el público de interés para cada tema emitido: si bien todos los empleados pueden ver las noticias en la intranet, los integrantes de cada área solo reciben en sus casillas las novedades que impactan en su sector. Así, se redujo notoriamente el caudal de información y se focalizó en lo realmente importante para cada persona. El resto del material llega como un resumen mensual y está disponible en la intranet de la compañía.